Het sleutelwoord is Focus

Heb je het veel te druk en wil je zo veel mogelijk gedaan krijgen op een dag ? Dan helpt het niet om maar te blijven doorploeteren en zonder pauze steeds maar door te gaan en te multi-tasken. Het sleutelwoord is FOCUS ! Focus op waar je op dat moment mee bezig bent. En dit gaat over zowel werk als ontspanning. Wil je je meer focussen op je werk, zorg dan dat je niet afgeleid wordt. Ben je toe aan ontspanning ? Zorg dan dat je volledig in het moment bent en maak dat deze waardevolle tijd zijn volledige impact heeft op het herstel van je lichaam en je brein. In deze blog neem ik je mee door enkele praktische tips en tricks om je focus te vergroten. Hierdoor krijg je meer gedaan in kortere tijd.

Wat is focus ?

In Van Dale lees je het volgende : “het zich concentreren op één bepaald punt, zich geheel richten op …” Als je heel eerlijk kijkt naar je dag, hoeveel keer heb jij je vandaag echt kunnen focussen ? Toen je deze ochtend in de douche stond, zat je toen al niet half met je hoofd bij je agenda en je to do-list ? En wat gebeurde er toen je die presentatie probeerde voor te bereiden of je administratie aan het bijwerken was ? Kwamen er niet continu gedachten door je hoofd flitsen of dit en tgeen wat je nog moest doen ? Onze agenda puilt uit, zowel qua werk als privé en het is moeilijk om al die balletjes tegelijk in de lucht te houden. Maar is het wel nodig om al die balletjes tegelijk in de lucht te houden ? Is het niet beter om je te concentreren op 1 balletje en dat op dat moment alle aandacht te geven. Die andere balletjes komen dan een later moment op de dag/week/maand aan de beurt en krijgen dan weer alle aandacht. Als je op deze manier te werk gaat, dan vang je 2 vliegen in 1 klap :
– Je krijgt meer gedaan
– Je hebt meer rust in je hoofd
Zalig toch !

Wist je dat multi-tasken niet bestaat ! In werkelijkheid switcht je aandacht continu tussen de taken die je allemaal tegelijk aan het doen bent. Elke overstap naar een nieuwe taak geeft focusverlies, tot wel 40%. Soms repliceren mensen dat ze het gewoon zijn en dus geoefend. Wist je dat onderzoek heeft aangetoond dat mensen die veel trachten te multi-tasken het nog veel moeilijker hebben om zich op iets te focussen. Hun brein is zo gewend geraakt aan het continu switchen tussen taken, dat ze niet meer getraind zijn om prioriteiten te herkennen en ze schieten bij wijze van spreken op alles wat voorbijkomt en hun aandacht vangt.

Maar het is gemakkelijker gezegd dan gedaan.

Alles begint met een goede planning, alle afleidingen tot een minimum te beperken en een dagelijks voornemen om je beter te focussen.

1. Goede planning

Enkele kenmerken van een goede planning zijn :
– Zowel inspanning als ontspanning werden ingepland. Door je vrije tijd in te plannen verhoog je de kans dat je je er ook aan houdt.
– Er is voldoende ruimte ingeraamd voor onvoorziene omstandigheden
– Hou rekening met je prioriteiten tijdens het plannen. De Eisenhower matrix is hier een mooie tool voor. Laat maar iets weten als je deze niet kent, dan stuur ik je deze door.
– Plan moeilijkere complexe taken in op een moment waarop jij je beter kan focussen. Voor de meeste mensen is dat in de ochtend, maar voor echte avond mensen is de late namiddag dan weer beter.
– Maak de blokken voor inspanning voldoende groot. Het kost meestal wat tijd om “in de flow” te geraken. Het meest effectieve zou 52 min inspanning en 17 min ontspanning zijn, maar iets in die buurt is goed genoeg.
– Plan ook tijd in voor creatieve momenten. Dit zijn momenten waarop je je brein laat afdwalen en je uit je doe-modus gaat. Je zet je executieve brein-netwerk op een laag pitje en geeft het alle herstelkansen. Idealiter doe je dit in een prikkelarme omgeving zoals een bos, park of tuin. Je brein gaat op dat moment alle kanten uit en je krijgt je meest creatieve ideeën.

Wil je mee lezen over doe- en zijnsmodus, lees dan mijn blog over dit onderwerp https://www.stressacademy.be/zijn-versus-doen/

2. Alle afleidingen tot een minimum beperken

– Zijn er onderwerpen of to do’s die in je onderbewuste blijven spelen en af en toe de kop opsteken ? Deze open bestanden vragen veel mentale energie en veranderen je brein in een chaos. Je kan ze afsluiten door ze ergens op te schrijven zodat je ze niet meer hoeft te onthouden en je gerust bent dat ze niet vergeten worden. Dit kan een schriftje zijn of een plekje op je smartphone. Belangrijk is dat je hier altijd toegang toe hebt zodat je een “breindump” kan maken als je dit nodig hebt. Fundamenteel is hier dat je je verzamelbak regelmatig leegmaakt zodat je zeker bent dat je niets belangrijks vergeet. Neem dit mee op in je planning om ze op gezette tijden te legen (dagelijks, wekelijks,…)
– Zijn er grotere zaken die spelen of iets waar emoties bij komen kijken. Noteer ook deze maar maak er gelijk een plan van aanpak bij. Het kost niet veel tijd en doordat je dit plan gemaakt hebt, kan je je geest bevrijden van het continu overpeinzen van dit “probleem”.
– Zet je notificaties in je smartphone af of kies van welke meldingen je notificaties wil en van welke niet. Voor mezelf zijn bv. telefoons en sms-en meestal dringend, dus daarvan zet ik het geluid aan. Alle andere notificaties heb ik stil gezet. Deze leiden me dus niet af van de taak waar ik mee bezig ben.
– Zet je e-mail meldingen uit op je computer en je smartphone. Als je enkele keren per dag je mails checkt (tijdens een werkdag), dan is dat ruim voldoende. Voor heel dringende zaken moeten ze je maar bellen.
– Zet tijdens een ontspanningsmoment of tijdens je vakantie alle meldingen af of beperk je tot de meest noodzakelijke.
– Leg je smartphone weg of zet je skype of teams op “do not disturb” als je met een moeilijke grotere taak start.
– Leg je omgeving (werk en privé) uit welke regels je hiervoor handhaaft en vraag hen hiermee rekening te houden.
– Focus je op het “hoe” van iets als je moeite hebt om je te focussen. Je bent gericht op één enkel aspect van je bezigheid : je wil bijvoorbeeld dat je presentatie mooi wordt of verassend. Hierdoor geraak je makkelijker “in het moment”
– Laat je collega’s weten dat je nood hebt aan focus en vraag dat ze je even niet storen. Elke Geeraerts maakt gebruik van olifanten en konijnen in haar boek “mentaal kapitaal” waarbij een medewerker een pluche olifant op het bureel zet als hij/zij niet gestoort wil worden. Een andere methode is je even afzonderen in een aparte ruimte.
– Heb je hierna nog altijd lastig om je te focussen ? Misschien is de taak niet moeilijk genoeg en is je brein niet voor de volle 100% bezig gehouden door de taak, waardoor een gedeelte ervan kan afdwalen. Soms helpt het dan om muziek op te zetten op de achtergrond (of via een hoofdtelefoon) zodat een gedeelte van je brein hiermee bezig is. Als de taak moeilijker wordt, ga je vanzelf merken dat de muziek je stoort en dat ze af moet.

3. Voornemen om je te focussen

Neem je elke dag weer voor om te focussen EN om af en toe je gedachten de vrije loop te laten gaan.
Begin de ochtend met een ademhalingsoefening en focus je op de lucht die door je neusgaten stroomt. Of start met mindful douchen waarbij je je aandacht focust op het warme water wat over je lijf stroomt of het geluid van de druppels op de douchevloer.
Geniet van elke hap bij het ontbijt. Focus je op de smaak en de textuur in je mond. Pas deze tip ook toe wanneer je een pauze neemt met een tasje koffie en/of een koekje. Werk dit niet aandachtsloos weg…zonde van het moment en van de calorieën die je binnenwerkt 🙂 !
Ga je met de fiets naar het werk ? Focus je dan op de dingen die je ziet in je omgeving en voel de wind in je haren en op je gezicht. Zet al je zintuigen op scherp : geuren, geluiden enz.
Ook in de auto kan je een afgeslankte versie hiervan toepassen.
Focus je tijdens de dag op de taken die je hebt ingepland en probeer je daar zo veel mogelijk aan te houden. Wissel af met momenten waarop je niets doet en mijmerend naar buiten staart of waarop je even een wandelingetje maakt en je brein “vrijaf” geeft.

Maak op het einde van de dag de status op en bekijk waar je je nog beter had kunnen focussen EN waar je je nog beter had kunnen ontspannen. Wat heeft je afgeleid van je voornemen en hoe had je dit kunnen voorkomen.
Besef hierbij dat ons brein ons beloont telkens wanneer we ons op een andere taak smijten. Er komt altijd een beetje dopamine vrij en dat geeft ons een goed gevoel. Snel schakelen geeft ons dus tijdelijk een goed gevoel, maar dit gaat snel over en het werkt verslavend. Het geeft de illusie weer van “goed bezig te zijn”, maar in feite zijn we erg inefficiënt bezig en verliezen we tonnen energie.

Met focus krijgen we meer gedaan gekregen met een minimaal energieverlies.

Focus and get things done !

SUCCES !

PS. Wil je nog meer lezen over focussen dan kan ik je nog enkele goeie boeken aanraden
– “Mentaal kapitaal” en “het nieuwe mentaal” van Elke Geeraerts
– “Focus Aan/Uit” van Mark Tigchelaar en Oscar de Bos
– “Nooit meer te druk” van Tony Crabbé